Jak udzielać wartościowej informacji zwrotnej? Sekret skutecznej ewaluacji

Dając lub otrzymując informację zwrotną, z pewnością zależy nam na tym, by była ona konstruktywna, motywująca i pomocna w dalszym rozwoju. Szczególnie w organizacji takiej jak Toastmasters, gdzie rozwój umiejętności komunikacyjnych i przywódczych jest celem nadrzędnym, udzielanie wartościowej informacji zwrotnej jest kluczem do sukcesu. Ale jak to zrobić w sposób, który rzeczywiście wspiera i daje przestrzeń do poprawy? Oto kilka wskazówek na temat skutecznej ewaluacji.

1. Zacznij od pozytywów

Zanim przejdziesz do punktów do poprawy, zawsze warto zacząć od pochwały. Skupienie się na mocnych stronach prezentacji lub wystąpienia od razu buduje pozytywną atmosferę i sprawia, że osoba otrzymująca feedback nie poczuje się zniechęcona. Zamiast ogólnych stwierdzeń, takich jak „dobrze mówiłeś”, warto wskazać konkretne elementy, które były udane: „Twoja postawa na scenie była pewna, a gesty bardzo dobrze podkreślały Twoje słowa”.

2. Bądź konkretny/a

Zamiast ogólnych uwag, które mogą być trudne do zastosowania, staraj się podać konkretne przykłady. Wskazanie, co dokładnie warto poprawić lub co było dobrze, pomoże osobie otrzymującej informację zwrotną lepiej zrozumieć, na czym się skupić w przyszłości. Na przykład, zamiast mówić: „Twoje wystąpienie było zbyt chaotyczne”, warto powiedzieć: „Zauważyłam, że w drugiej części prezentacji przeskakiwałeś między tematami. Może warto spróbować bardziej płynnie przechodzić z jednej myśli do drugiej”.

3. Zastosuj zasadę „Kanapki”

Metoda „kanapki” polega na umiejętnym przeplatanie uwag pozytywnych i konstruktywnych. Rozpocznij od pochwały, potem zaprezentuj obszary do poprawy, a na końcu zakończ pozytywnym stwierdzeniem, które zmotywuje osobę do dalszej pracy. Taki sposób przekazywania informacji pozwala na zachowanie równowagi, by feedback nie był zbyt krytyczny, ale również nie wyłącznie pochwalny, co może ograniczyć rozwój.

4. Zastosuj metodę „S.O.S.”

Zasada ta jest prosta i skuteczna. Składa się z trzech elementów:

• S – Sytuacja: Opisz, w jakiej sytuacji miała miejsce konkretna obserwacja (np. „Podczas prezentacji w drugiej części…”).
• O – Obserwacja: Opisz, co dokładnie zauważyłeś (np. „Zauważyłem, że…”).
• S – Sugestia: Zaproponuj rozwiązanie lub sugestię na przyszłość (np. „Możesz spróbować zwolnić tempo mówienia, aby dać słuchaczom czas na przetrawienie informacji”).

Takie podejście sprawia, że feedback jest konkretny, rzeczowy i daje jasne wskazówki do działania.

5. Skup się na zachowaniach, a nie na osobie

Pamiętaj, że feedback powinien dotyczyć konkretnych zachowań, a nie oceny osoby. Zamiast mówić „Jesteś zbyt chaotyczny”, lepiej powiedzieć „Zdarzyło się, że w czasie przemowy było kilka momentów, kiedy zmieniałeś temat, co mogło rozproszyć słuchaczy”. Dzięki temu osoba otrzymująca ewaluację nie poczuje się atakowana, a jednocześnie zrozumie, co warto zmienić.

6. Zakończ na pozytywnym akcencie

Każda informacja zwrotna powinna zakończyć się pozytywnym akcentem, który podkreśli potencjał osoby, jej umiejętności i chęć do dalszego rozwoju. To może być coś prostego, jak: „Z niecierpliwością czekam na Twoje kolejne wystąpienie. Wiem, że będziesz jeszcze lepszy, jeśli będziesz pracować nad płynnością prezentacji”. Taki sposób zakończenia pozytywnie motywuje do dalszej pracy.

7. Bądź empatyczny/a

Nie zapominaj, że informacja zwrotna to nie tylko techniczne wskazówki, ale także moment budowania relacji. Bądź uważny na to, jak twoje słowa mogą zostać odebrane, i staraj się wchodzić w rolę drugiej osoby. Pamiętaj, że każda sugestia powinna być motywująca, nie krytykująca.

8. Oferuj przestrzeń na pytania i rozmowę

Dobrze udzielona informacja zwrotna powinna być początkiem konstruktywnej rozmowy. Zachęć osobę, której udzielasz ewaluacji, do zadania pytań, dzielenia się swoimi refleksjami i wskazania, w jakich aspektach chciałaby się rozwinąć. To daje jej poczucie kontroli nad procesem rozwoju i umożliwia lepsze zrozumienie, jak może wprowadzić zmiany.

---

Podsumowanie

Udostępnianie wartościowej informacji zwrotnej to sztuka, która wymaga umiejętności dostrzegania zarówno mocnych, jak i słabszych stron wystąpienia. Kluczem jest zachowanie równowagi między konstruktywną krytyką a pochwałą, a także konkretne wskazówki na przyszłość. Pamiętaj, że ewaluacja to nie tylko narzędzie rozwoju, ale także szansa na zbudowanie pozytywnej, wspierającej atmosfery, która będzie sprzyjać dalszemu doskonaleniu umiejętności.